Política integral de tratamiento de datos personales
Esta política explica cómo QUIMARK S.A.S. recolecta, usa, conserva, comparte y suprime datos personales relacionados con la orientación y gestión de afiliaciones a seguridad social. Aplica a las personas que consultan, solicitan o reciben estos servicios y a sus beneficiarios y representantes.
1. Identificación y contacto del responsable
Razón social: QUIMARK S.A.S.
NIT: 901851796-3
Domicilio: Girón, Santander, Colombia.
Dirección física: Calle 20 #26-90, Girón, Santander.
Correo para consultas y reclamos de datos personales: [email protected].
WhatsApp Business: +57 304 404 8944.
QUIMARK presta servicios en Bucaramanga, Santander y en otras zonas de Colombia.
2. A quiénes y a qué información aplica
La política comprende datos de cotizantes, clientes potenciales y actuales, beneficiarios, representantes y personas que se comunican con QUIMARK. Según el trámite solicitado, se pueden tratar:
- Datos de identificación y contacto: nombre, documento, teléfono, correo, dirección, barrio y ciudad.
- Datos sobre el servicio: servicios de salud, pensión, riesgos laborales o caja de compensación solicitados, EPS elegida, estado del trámite y comunicaciones relacionadas.
- Documentos aportados: copia de cédula; documentos de identidad de beneficiarios; registro civil; certificado de estudio cuando corresponda; y, opcionalmente, comprobante de pago Bre-B, cuyo archivo se elimina una vez verificado el pago.
- Datos de beneficiarios, incluidos niños, niñas y adolescentes, y datos de la persona que ejerza su representación.
- Soportes del consentimiento, de la solicitud y de las comunicaciones necesarias para demostrar y gestionar el trámite.
Los datos relacionados con salud y ciertos documentos pueden revelar información sensible. QUIMARK procurará solicitar solo lo necesario para la afiliación elegida. No se solicitan historias clínicas como parte del formulario previsto.
3. Cómo se obtienen y tratan los datos
Los datos pueden ser entregados directamente por el titular o por quien esté autorizado para representarlo, por medio del formulario del sitio web cuando se habilite, WhatsApp Business, correo electrónico u otro canal de atención acordado. El correo electrónico se utilizará para comunicaciones y no como archivo de documentos de afiliación: si se recibe un adjunto, QUIMARK deberá transferirlo al almacenamiento privado autorizado y eliminar el mensaje y el adjunto del correo y de la papelera tan pronto confirme la transferencia. También pueden generarse registros de la solicitud, su revisión y el resultado del trámite.
El tratamiento puede hacerse de forma manual y electrónica e incluye recolección, consulta, organización, almacenamiento, uso, comunicación a las entidades seleccionadas para la afiliación y supresión. La versión actual del sitio mantiene deshabilitado el envío del formulario y no recibe ni almacena solicitudes web.
4. Finalidades del tratamiento
Con la autorización que corresponda, QUIMARK tratará los datos para:
- Responder consultas y orientar al titular sobre los servicios y requisitos de afiliación.
- Recibir y revisar la solicitud, documentos y soportes requeridos para el trámite.
- Gestionar, por instrucción del titular, la afiliación ante la EPS, administradora de pensiones, ARL o caja de compensación que haya escogido.
- Transmitir a esas entidades únicamente los datos y documentos necesarios para tramitar la afiliación solicitada y recibir información sobre su estado.
- Contactar al titular para aclarar información, pedir documentos faltantes, informar novedades y dar seguimiento al trámite.
- Verificar el pago Bre-B informado por el titular y eliminar el archivo del comprobante después de verificarlo; conservar solo los datos contables mínimos que deban mantenerse por obligaciones aplicables.
- Atender consultas, reclamos, solicitudes de supresión y otros derechos de los titulares; mantener evidencia de las autorizaciones y resolver reclamaciones o controversias.
- Proteger la seguridad del sitio, prevenir envíos automatizados o fraudulentos y mantener la operación técnica de los canales.
QUIMARK no usará los datos recibidos para enviar promociones u ofertas. Si en el futuro quisiera hacerlo, deberá informar esa finalidad y obtener la autorización que corresponda antes de ese uso.
5. Datos sensibles y datos de niños, niñas y adolescentes
Cuando una solicitud implique datos sensibles, QUIMARK informará cuáles son, para qué se necesitan y que la autorización para tratarlos es explícita. La respuesta sobre datos sensibles es facultativa, sin perjuicio de que no contar con la información estrictamente necesaria pueda impedir que la entidad correspondiente tramite la afiliación solicitada.
Si se aportan datos de un beneficiario adulto, el cotizante debe contar con autorización válida para entregarlos y QUIMARK podrá solicitar evidencia de ella. Si se aportan datos de un menor de edad, quien diligencia la solicitud debe actuar como su madre, padre o representante legal autorizado. El tratamiento deberá atender el interés superior del menor, respetar sus derechos y considerar su opinión de acuerdo con su madurez y capacidad. QUIMARK debe definir y conservar evidencia suficiente de la autorización y representación requeridas.
6. Autorización
QUIMARK solicitará autorización previa, expresa e informada antes de recolectar y tratar los datos, salvo que aplique una excepción legal. La autorización podrá constar en un medio escrito o electrónico que permita consultarla posteriormente. Las casillas del formulario no estarán premarcadas. La autorización para datos sensibles se solicitará de forma explícita y separada cuando corresponda.
El titular podrá retirar su autorización o pedir la supresión cuando sea procedente. La revocatoria o supresión no será posible respecto de información que deba conservarse por un deber legal o contractual, ni impedirá mantener datos mínimos necesarios para atender un reclamo pendiente.
7. A quiénes se comunican los datos
QUIMARK podrá comunicar los datos necesarios a la EPS, administradora de pensiones, ARL o caja de compensación que el titular haya seleccionado, con el fin de radicar y gestionar esa afiliación. Esas entidades reciben los documentos requeridos para el trámite y pueden actuar como responsables independientes de los datos que reciban.
Para prestar los servicios digitales, QUIMARK utiliza o prevé utilizar Cloudflare Pages para alojar el sitio web, Supabase para la base de datos y almacenamiento de archivos, Google Gmail para correo electrónico y WhatsApp Business, operado por Meta, para comunicaciones. Supabase está configurado en la región de São Paulo, Brasil. Dependiendo del servicio y su infraestructura, algunos datos técnicos o personales podrían tratarse fuera de Colombia. Antes de activar la recepción, QUIMARK debe verificar los contratos, roles de cada proveedor, ubicaciones y garantías aplicables a transmisiones o transferencias internacionales. No se venden datos personales.
8. Conservación y eliminación
- Solicitudes que no culminen en afiliación: documentos de identidad y de beneficiarios por un máximo de 90 días calendario desde el cierre; luego se suprimirán de forma segura, salvo trámite, reclamo u obligación legal o contractual pendiente.
- Afiliaciones activas: la información y los documentos necesarios se conservarán mientras el cliente continúe con el servicio.
- Cuando termine el servicio: QUIMARK conservará los documentos de afiliación en el almacenamiento privado y el historial de conversaciones de WhatsApp por un máximo de 90 días calendario adicionales para atender verificaciones o inconvenientes. Después los suprimirá de forma segura, salvo trámite, reclamo abierto u obligación legal o contractual de conservación. Los documentos adjuntos no se conservarán en WhatsApp una vez terminado el servicio.
- Adjuntos recibidos por correo: el correo no será un archivo de documentos. Si excepcionalmente llega un adjunto, se transferirá al almacenamiento privado autorizado y se eliminará del correo y de la papelera tan pronto se confirme la transferencia. QUIMARK deberá verificar que la eliminación se complete también en los dispositivos y copias locales bajo su control.
- Comprobante Bre-B: el archivo recibido se utilizará para verificar el pago y se eliminará después de la verificación. Si se requiere conservar un registro contable de la operación, QUIMARK conservará únicamente la información necesaria durante el plazo exigido por las obligaciones contables, tributarias o legales aplicables, que deberá confirmar con su asesoría contable.
- Autorizaciones y registros mínimos: podrán conservarse por el tiempo necesario para demostrar la autorización, atender derechos o defender reclamaciones, según los plazos legales aplicables.
Los plazos empezarán a contarse desde el cierre de la solicitud o la terminación del servicio, según el caso. La eliminación del historial de WhatsApp y de los adjuntos de correo requiere una tarea manual por parte del personal autorizado. El formulario de solicitud del sitio web permanecerá deshabilitado hasta que QUIMARK active y verifique el almacenamiento privado y los controles de acceso y eliminación correspondientes.
9. Derechos del titular
El titular puede conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización; pedir información sobre el uso dado a sus datos; presentar consultas o reclamos; solicitar la supresión o revocar la autorización cuando proceda; y acceder gratuitamente a sus datos tratados. Estos derechos también pueden ejercerse por causahabientes o representantes debidamente acreditados. Los titulares pueden acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante QUIMARK cuando corresponda.
10. Cómo presentar una consulta o reclamo
La solicitud puede enviarse al correo [email protected] o al WhatsApp Business +57 304 404 8944. También podrá presentarse por el mismo canal por el que se entregaron los datos, dejando constancia de recepción. Indique nombre y medio de contacto, el derecho que desea ejercer y una descripción clara de la solicitud. Para proteger la información, QUIMARK podrá verificar razonablemente la identidad y la representación antes de responder; no envíe copias de documentos por un canal no seguro salvo que QUIMARK indique que son indispensables y explique cómo remitirlas de manera segura.
Las consultas se atenderán en un máximo de 10 días hábiles desde su recepción. Si no es posible responder dentro de ese término, QUIMARK informará el motivo y la nueva fecha, que no superará 5 días hábiles adicionales. Los reclamos se atenderán en un máximo de 15 días hábiles contados desde el día hábil siguiente a su recepción. Si no es posible responder a tiempo, QUIMARK informará el motivo y la nueva fecha, que no superará 8 días hábiles adicionales. Si el reclamo está incompleto, se solicitará completar la información dentro del término legal. Estos plazos se aplican conforme a la Ley 1581 de 2012.
11. Seguridad y acceso
QUIMARK limitará el acceso a personal autorizado que necesite los datos para atender o revisar una afiliación, y deberá adoptar medidas administrativas, técnicas y humanas proporcionales para protegerlos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. La revisión operativa de las solicitudes estará a cargo de personal autorizado, incluido el asesor que designe QUIMARK. Los archivos destinados al sitio se configurarán en un almacenamiento privado y el acceso al panel de revisión requerirá autenticación.
Antes de habilitar la recepción de datos y documentos en el formulario web, QUIMARK debe verificar los controles de acceso, autenticación individual, registro de actividad, respaldo y recuperación, gestión de incidentes, acuerdos con encargados y eliminación segura. No se deben enviar documentos de identidad por correo electrónico sin un canal seguro habilitado.
12. Sitio web y herramientas técnicas
El sitio utiliza servicios de alojamiento y recursos técnicos externos, incluidos fuentes web de Google y, cuando se active, Cloudflare Turnstile para prevenir envíos automatizados. Esos servicios podrían tratar datos técnicos como dirección IP, información del navegador y registros de seguridad según sus propias condiciones. En la versión actual no se ha configurado publicidad ni analítica de terceros. Los enlaces a WhatsApp y Google Maps solo abren esos servicios cuando el visitante decide seleccionarlos.
13. Vigencia y cambios
Esta versión rige desde el 15 de octubre de 2026. Las bases de datos y los tratamientos se mantendrán mientras sean necesarios para las finalidades informadas y durante los plazos de conservación indicados. QUIMARK comunicará los cambios sustanciales por sus canales de contacto y publicará la versión vigente en esta página.
14. Marco normativo
Esta política se prepara con referencia a la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación incorporada en el Decreto 1074 de 2015, sin perjuicio de otras normas aplicables. Para consultar el texto legal, visita la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.